Uber-familiesammenføring: en planlægningstjekliste | bedre huse & haver

Store familiesammenkomster er vidunderlige lejligheder designet til at fejre din families langvarige arv og traditioner og din families fremtid. Disse typer af genforeninger spænder normalt over flere generationer og inkluderer fjerde og femte fætter, måske endnu mere.

Hvis du planlægger et stort familiesammenføring, er det en god ide at begynde at måle interesse og samle kontaktoplysninger mere end et år i forvejen. Endnu vigtigere: Saml et team af slægtninge, der hjælper dig med at koordinere denne store begivenhed og alle de ting, der følger med det. Her er en tjekliste, der hjælper dig og din familie med at komme i gang!

12-18 måneder før

Opret en adresseliste. Begynd en database med postadresser, telefonnumre og e-mail-adresser, som du kan tilføje og opdatere, så du kan få ordet ud. Overvej at starte en "gruppe" online hos Yahoo eller på Hotmail, så du nemt kan holde kontakten.

Bestemme familiemedlemmers interesse. Send en familieafstemning (pr. E-mail eller post) for at måle interessen for en genforening, få en idé om, hvor mange mennesker der måske deltager, bestemme datoer, placeringer og find ud af, hvad deres idé om det perfekte genforening kan være.

11-12 måneder før

Form reunion udvalg.

• Site koordinator for at oprette indkvartering
• Kasserer til at holde styr på udgifter og organisere pengeindsamlingsaktiviteter
• Kulinarisk planlægger til at arrangere menuer, planlægge måltider, kontakte cateringfirmaer og evaluere lokale restauranter

Sæt designer til at håndtere dekorationer og skilte

Arrangementsdirektør til planlægning af aktiviteter og underholdning

Gensynssekretær til at koordinere kommunikation og håndtere forespørgsler

Historiker til at give familiebaggrund, når det er nødvendigt

Fotograf / videograf til optagelse af begivenheden

Hoved husholderske til oprydning

Opret et budget og bogføringssystem.

Begynd med at skaffe fund. Store familiesammenkomster kan blive dyre for arrangørerne, selv når hver deltager betaler sin egen måde. Her er nogle ideer, der hjælper dig med at bekæmpe dine udgifter, eller til at finansiere deltagelse af fjerntliggende familiemedlemmer eller personer med særlige behov.

• Hold en lodtrækning, auktion eller garagesalg, der kun er til familie, hvor de ting, der er solgt til, inkluderer mormors dyner, hånd-me-down møbler, børnenes kunst eller memorabilia. Koordiner salget på Internettet.
• Lav en familiedokumentar ved hjælp af filmfremstillingssoftware. Screen det ved genforeningen, og sælg kopier.
• Spørg om donationer fra familien. Opret et genforeningswebsted, over hvilket der kan ydes donationer via en PayPal-konto, en sikker onlinetjeneste, der giver dig mulighed for at sende og modtage penge med en kontrolkonto eller kreditkort ved hjælp af kun en e-mail-adresse.

Forskningssteder og faciliteter.

• Få din begivenhedsdirektør til at undersøge steder, der imødekommer en række interesser, aldersniveauer, fysiske evner og økonomiske ressourcer.
• Baghaven grill er muligvis det klassiske spillested, men overvej muligheder for at gøre hukommelse, såsom et krydstogtskib eller en fyrranch. Familie resorts ved havet eller ved søen er ideelle; der er ting at gøre på både vand og på land - aktiviteter for at holde børnene travle og slappe af muligheder på stranden for voksne.
• Mange ferieområder har en "destinationschef", som kan hjælpe dig med detaljerne i dit genforening. Derudover udpeger hoteller og resorts ofte et medlem af deres salgspersonale som gensynspecialist.

10 måneder før

Færdiggør dato og placering. Find ud af, hvilke faciliteter der er tilgængelige: drikkevand, swimmingpool, grillfaciliteter, omklædningsrum, indendørs plads (i tilfælde af regn), picnicborde osv.

Planlæg indkvartering.

• Opret en liste over lokale overnatningssteder og se, om du kan arrangere en rabat på en blok af værelser.
• Kontakt lokale familiemedlemmer for at se, om de ville være villige til at være vært for pårørende i deres hjem. Saml frivilliges navne og telefonnumre på en liste.

Kom med en foreløbig genforeningsplan, tema og omtrentlige omkostninger pr. Person.

Send gem-dato-e-mail eller mailer.

• Medtag en foreløbig genforeningsplan, tema, omtrentlige omkostninger pr. Person og indkvarteringsmuligheder.

Anmod om oplysninger om savnede slægtninge.

Anmod om oplysninger om familietraditioner, opskrifter og aktiviteter, som du måske ønsker at inkludere i dit arrangement.

Anmod om frivillige til at hjælpe med planlægning eller medbringelse af mad, håndværksforsyning, volleyballnet eller andre ting til gruppens brug.

8 til 9 måneder før

Kontakt frivillige og udrul opgaver efter behov.

Ansæt en fotograf.

Ansæt en videograf.

Lej underholdning - diskjockey, band eller anden underholdning, hvis relevant.

Reserver overnatningssteder.

8 måneder før

Planlæg begivenheder og aktiviteter.

• Sikre fagfolk eller placeringer til dine aktiviteter. Foretag for eksempel reservationer til rafting med hvidt vand, reserver en softballbane, lej rejseguider eller yogainstruktører.
• Begynd med at købe varer, du har brug for til enhver form for håndværksaktiviteter.

Planlæg og planlæg måltider. Uanset om du laver en afslappet picnic, en udvidet campingtur eller en weekend i Las Vegas, vil du planlægge en menu og / eller finde rimelige restauranter, der kan rumme store grupper.

• Opret en liste over alle de måltider, du spiser, eller den mad, du har brug for.
• Tildel en fødevare til hver pårørende.
• Kontakt restauranter for at se, om de vil rumme store grupper og foretage reservationer, hvis det er muligt.

Færdiggøre planer for gensyn, video, pamflet med familiehistorie eller T-shirts. Familiemedlemmer vil have noget til at huske denne storslåede lejlighed.

• Bed et kunstnerisk familiemedlem om at designe en T-shirt, hat, sweatshirt eller anden personlig beklædningsgenstand.
• Træk ressourcer til din familiehistorie eller video sammen.

Hvis du beslutter at uddele favoriserer, er engangskameraer og matchboxes to budgetvenlige indstillinger, der kan tilpasses til dit arrangement.

6 måneder før

Send invitationer.

• Inkluder afsluttede tidspunkter, placeringer, kort, kørselsvejledning, indkvarteringsmuligheder, omkostninger og en tidsplan for begivenheder.

Inkluder eventuelt en tilmeldingsindstilling til specifikke aktiviteter.

Inkluder opgaver for pårørende, der har meldt sig frivilligt til at medbringe mad eller andre ting.

Medtag en anmodning om fotos og / eller historier, som du vil medtage i familiehistorien eller videoen.

Medtag en RSVP-dato sammen med en e-mail-adresse, telefonnummer eller en postadresse, som de kan svare på. Bed familiemedlemmer om nødvendigt at give deres opholds- eller ankomstoplysninger.

5 måneder før

Start en liste over dem, der har bekræftet deres deltagelse, hvor de skal bo, og hvornår de kommer.

Reserver lejeudstyr såsom et podium, mikrofon, borde eller stole.

Begynd at samle og skrive din familiehistorik-pjece eller -video. Du skal afslutte dette fire måneder før genforeningen for at få tid til at bestille det antal kopier, du har brug for.

3 til 4 måneder før

Foretag endelige køb.

• Craft forsyninger
• Dekorationer
• Foretrukne, personaliserede T-shirts, engangskameraer eller andre genstande, du planlægger at give ud på genforeningen
• Andet _______________________________

Bestil kopier af familiehistorie eller video.

To måneder før

Bekræft restaurantreservation og angiv dit seneste gæstestimat.

Bekræft med pårørende, der medbringer mad eller andre forsyninger.

Bekræft mødesteder.

Bekræft aktiviteter.

Bekræft sovepladser.

2 uger før

Kontakt restauranter med et endeligt gæstantal.

Kontakt alle fagfolk, du har ansat, og bekræft tider, placeringer og det endelige gæstantal.

• Fotograf
• videographer
• Underholdning
• Aktivitetskoordinatorer, instruktører, rejseguider

Gennemgå din endelige opgaveliste.

Opret skilte og bannere.

Lav ordninger for at donere mad, der er tilbage til et lokalt husly eller spisekammer.

2 dage før

Gennemgå genforening minutiae med udvalg.

Forbered de endelige betalinger og tip til alle fagfolk og hjælp, du har ansat. Sæt disse sammen i separate konvolutter, så du hurtigt kan dele dem ud efter behov under hele begivenheden. Husk, at du kan sende ekstra tip senere, hvis deres ydeevne var enestående. Ellers er et tip til 10 til 15 procent sædvanligt, hvis det ikke er inkluderet i deres gebyr.

Dagen før

Opsæt og dekorér.

Få noget søvn!

Inden for 2 uger efter begivenheden skal du:

Skriv taknoter til specielle deltagere, pårørende, der donerede tid og penge og alle andre mennesker, der har bidraget til at gøre din begivenhed til en succes.

Send yderligere tippenge og resterende endelige betalinger.

Udvikle film. Sørg for at lave cd'er, så du kan uploade fotos til ofoto.com eller shutterfly.com. På denne måde kan andre familiemedlemmer købe kopier af dine fotos.

Doner eller distribuer rester til fordel, dekorationer, familiehistoriske pjecer osv.

Inden for 4 uger efter begivenheden:

Følg op med videograf og fotograf for at finde ud af, hvornår materialer er klar til distribution.

Send en e-mail eller massemails til alle, der deltog, opsummer festlighederne, tak for dem, der deltog, og fortæl dem, hvor de kan købe fotos, videoer eller andre opfølgende ting fra din begivenhed.