Dit mellemstore familiegjenforening: en planlægningstjekliste | bedre huse & haver

En familiesammenføring er en fantastisk måde at samle din familie på, selvom den vokser og ændrer sig. Det er en mulighed for at fejre din families historie, nylige resultater og nye tilføjelser. Uanset om det er en picnic i parken, en grill ved stranden, en statsparksamling eller en samling i en persons hjem, vil et ordentligt planlagt genforening tiltrække selv de mest afslappede familiemedlemmer til en eftermiddag med sjov i solen.

Hvis du planlægger en familiesammenføring for omkring 100 mennesker, skal du starte din planlægning omkring seks måneder i forvejen, så du kan tromme interessen og rekruttere nogle deputerede for at hjælpe dig med at trække den af. Her er en tjekliste, der hjælper dig og din familie med at komme i gang!

6 måneder før

Inden nogen planlægning kan begynde for alvor, skal du afgøre, hvem der ønsker at deltage i en genforening. Send en familieafstemning via e-mail for at måle interesse, få en idé om, hvor mange mennesker der ville deltage, og find ud af, hvilke datoer og placeringer der ville fungere bedst. Du skal også spørge om budget, så du ved, hvor mange penge folk er villige til at bruge på begivenheden. Prøv at give intervaller for pris pr. Person, så det er let for folk at forstå. Brug et online-værktøj som Survey Hero til at designe en enkel afstemning gratis og dele linket med familiemedlemmer. Opsætning af online afstemning hjælper dig med at organisere svar, når de kommer ind.

Nu er det også tid til at beslutte, om genforeningen vil ske hjemme hos et familiemedlem eller et andet sted. Genforeninger, der afholdes i hjemmet, hostes ofte af familiematriarken eller patriarken, især når Bedstemors hjem har spillet en stærk rolle i familiehistorien. Rystende julebord, afslappet grilldag på Labor Day og endda konfirmationsfester kan være vidunderlige lejligheder til at samle langt slægtede slægtninge og længe mistede familiemedlemmer under ét tag. Hvis din plads er lidt begrænset, kan du overveje at lave et familiesammenføring "åbent hus", hvor folk kan komme og gå hele dagen. Uanset om du er vært for genforeningen, eller bedstemor er, så sørg for at du har hjælp. Få nogle pålidelige tanter til at lave mad og nogle entusiastiske fætre til at organisere aktiviteter. Eller, hvis dit budget tillader det, skal du leje en catering til at supplere dine hjemmebagte måltider og for at holde drinken flydende.

At have familiesammenføring på et andet sted end et familiemedlems hjem betyder, at ingen familie er ansvarlig for alle arrangementerne. Opgaver kan fordeles over udvidede familiegrupper, hvilket letter en del af planlægningsbyrden. Det kan også give dig mulighed for at rumme flere mennesker, end nogen persons hjem kan. Og for rejsende familiemedlemmer kan en placering med andre rekreative aktiviteter give dem mulighed for at omdanne genforeningen til en fuldgyldig familieferie, hvilket får mest ud af rejsedollarne, der bruges.

5 måneder før

Bed om hjælp, og saml dit genforening-planlægningsudvalg. Du bliver nødt til at finde pålidelige og entusiastiske pårørende, der kan tage ansvaret for:

• Find en placering til begivenheden. Hvis du ikke har genforeningen hjemme hos et familiemedlem, skal du begynde at lede efter et sted. Din hjælper skal undersøge steder, der imødekommer en række interesser, aldersniveauer, fysiske evner og økonomiske ressourcer. Familieparker ved havet eller ved søen er ideelle; der er ting at gøre på både vand og på land - aktiviteter for at holde børnene travle og slappe af muligheder på stranden for voksne. Mange ferieområder og statsparker har en "destinationschef", som kan hjælpe dig med detaljerne i dit genforening. Tjek vores anbefalinger til 10 fantastiske steder til en familiesammenføring for at få nogle ideer til.
• Find ud af mad til begivenheden. Hvis du planlægger en potluck, skal nogen bestemme menuen, tildele retter og andre madvarer til hver familie. De kan også være nødt til at arrangere ekstra madlavnings- og / eller grillfaciliteter på stedet. Eller, hvis du ikke planlægger at håndtere al mad selv, skal din hjælper finde en catering.
• Dekorationer, invitationer og skilte. At sætte en person, der er ansvarlig for trykt materiale, hjælper med at sikre et konsistent tema for begivenheden.
• Aktiviteter og underholdning. En atletisk slægtning kan tage ansvar for volleyballnettet, planlægge spil til børn og sørge for, at musikken er dækket. Croquet, badminton og volleyball er alle gode gruppeaktiviteter til udendørs. Eller bede en fætter om at oprette et spillerum til børnene og planlægger at lagerføre med brætspil og andre aktiviteter for at holde børnene travlt.
• Familie historie. At sammensætte et slægtstræ er en fantastisk måde at integrere din arv i begivenheden. Du kan også overveje at oprette en lille familieavis for at fremhæve nylige familiebegivenheder, specielle fakta og historie.
• Fotografi og / eller video. Du ønsker at optage denne begivenhed for eftertiden. Overvej at oprette et online fotogalleri, hvor alle kan dele deres fotos efter begivenheden eller oprette en konto med en online fotobogstjeneste, hvor du kan oprette fotosamtaler til deltagere.
• Ryd op. Ansøg flere mennesker til denne enorme opgave!

Overvej at styre dine frivillige med et værktøj som Tilmeldingsgeni, som giver dig mulighed for at anmode frivillige og sende gruppemeddelelser og opgavepåmindelser uden at skjule din indbakke.

Du skal også have samtaler med dit planlægningsteam om budget. Baseret på den feedback, du fik fra din første undersøgelse, skal du fastlægge dit arbejdsbudget, så du kan holde omkostningerne i skak.

4 måneder før

Forhåbentlig har dit udvalg lavet deres hjemmearbejde! Fire måneder før dit familiesammenføring skal du planlægge at udføre følgende opgaver:

• Færdiggør dato og placering. Find ud af, hvilke faciliteter der er tilgængelige: drikkevand, swimmingpool, grillfaciliteter, omklædningsrum, indendørs rum (i tilfælde af regn), picnicborde osv.
• Diskuter temaer og mulig plan.

Færdiggør planerne for gensyn og memorabiliaer for genforening. Uanset om det er video, en pamflet med familiehistorie eller T-shirts, vil familiemedlemmer have noget at huske denne storslåede lejlighed. Se, hvordan man sætter sammen den perfekte familiegjenforening-velkomsttaske. Bed et kunstnerisk familiemedlem om at designe en T-shirt, hat, sweatshirt eller anden personlig beklædningsgenstand. Få udvalgsmedlemet til opgave at skitsere familiehistorien, hvad der er nødvendigt for en slægtstrævisning eller -video, så du er klar til at fremsætte anmodningen fra familiemedlemmer.

3 måneder før

Med de vigtigste detaljer om din begivenhed på plads, er det tid til at få ordet ud officielt og begynde at låse dagens detaljer.

• Send invitationer. Du kan bruge en onlinetjeneste som Evite til at få invitationer ud eller sende dem via e-mail eller traditionel mail. Under alle omstændigheder skal du medtage følgende:

Afsluttede tider, placeringer, kort, kørselsvejledning, omkostninger og en tidsplan for begivenheder.

En tilmeldingsmulighed til specifikke aktiviteter, om nødvendigt.

Opgaver til pårørende, der har meldt sig frivilligt til at medbringe mad eller andre ting.

En anmodning om fotos og / eller historier, som du vil medtage i familiehistorien eller videoen.

Medtag en RSVP-dato sammen med en e-mail-adresse, telefonnummer eller en postadresse, som de kan svare på. Bed familiemedlemmer om nødvendigt at give deres opholds- eller ankomstoplysninger.

Følg op med frivillige og udrul opgaverne efter behov.

Planlæg begivenheder og aktiviteter. Sikker fagfolk eller placeringer til dine aktiviteter, hvis det er nødvendigt. For eksempel kan du reservere en softballbane eller leje rejseguider eller yogainstruktører. Hvis genforeningen finder sted hjemme hos nogen, skal du spørge pårørende eller dit lokale samfundscenter, hvis du kan låne noget udendørs sportsudstyr eller spil til spillerummet. Overvej at have et tv- og videobåndoptager- eller dvd-afspiller i spillerummet sammen med aldersrelaterede videoer for at holde børnene underholdt, når alle har brug for lidt nedetid.

Køb genstande, du har brug for til alle håndværksaktiviteter.

Planlæg og planlæg måltider.

• Opret en liste over alle de måltider, du spiser, eller den mad, du har brug for.
• Tildel en fødevare til hver pårørende. Sørg for at drage fordel af deres madlavningsspecialiteter, som tante Mays kartoffelsalat eller fætter Lynn's blåbærpai.
• En afslappet buffet er sandsynligvis den bedste fremgangsmåde til en hjemme-genforening, simpelthen fordi den giver folk mulighed for at spise på skift. Dette er også ideelt, hvis pladsen er begrænset.
• Hvis du planlægger at ansætte en catering, er det nu tid til at sikre dem. Nogle cateringfirmaer administrerer simpelthen køkkenet, sikrer, at buffeten bliver genopfyldt, og holder drinken flydende, så du kan nyde festen.
• Kontakt restauranter for at se, om de vil rumme store grupper og foretage reservationer, om nødvendigt.

2 måneder før

Tingene begynder at mødes, og det sjove er nær! Hold dig oppe på disse organisatoriske opgaver, så vil du være i god form.

• Spor om deltagernes detaljer. Start en liste over dem, der har bekræftet deres deltagelse, hvor de skal bo, og hvornår de kommer. Hvis du brugte et online system som Evite til at sende dine invitationer, sporer det RSVP'er. Men hold et Google Sheet eller Excel-dokument med alle andre oplysninger, når svarene rulles ind.
• Reserver lejeudstyr såsom et podium, mikrofon, borde eller stole.
• Bekræft restaurantreservation og angiv dit seneste gæstestimat.
• Foretag de endelige køb.

Craft forsyninger

Dekorationer

Foretrukne, personaliserede T-shirts, engangskameraer eller andre genstande, du planlægger at give ud på genforeningen.

Bestil kopier af familiehistorie eller video.

1 måned før

Med 30 dage inden genforeningen bekræfter de første opgaver på din månedlige opgaveliste blot detaljerne i de planer, du allerede har på plads.

• Bekræft med pårørende, der medbringer mad eller andre forsyninger.
• Bekræft mødesteder.
• Bekræft aktiviteter.
• Bekræft sovepladser.

2 uger før

Nu er det tid til at tjekke ind med frivillige, der har fået tildelt specifikke opgaver til at bekræfte tider og det endelige gæstantal.

• Måltider

Kontakt restauranter, hvis det endelige gæst tælles om nødvendigt.

Bestil kolde skiver, kager eller andre festvarer fra din lokale købmand eller bager.

Kontakt cateringfirma med et endeligt gæstælling om nødvendigt.

Leverandører

• Bekræft detaljerne med din fotograf / videograf
• Bekræft oplysninger med andre tjenesteudbydere, f.eks. Aktivitetsledere eller rejseguider

Dekorationer og skiltning

• Køb dekorationer og forsyninger i sidste øjeblik.
• Opret skilte og bannere.

Ryd op

• Bekræft frivillige
• Lav ordninger for at donere mad, der er tilbage til et lokalt husly eller spisekammer

2 dage før

• Gennemgå genforening minutiae med udvalg.
• Hent alt lejeudstyr, som stole, borde osv.
• Forbered de endelige betalinger og tip til alle fagfolk og hjælp, du har ansat, som cateringfirmaet og ventepersonalet. Sæt disse sammen i separate konvolutter, så du hurtigt kan dele dem ud efter behov under hele begivenheden. Husk, at du kan sende ekstra tip senere, hvis deres ydeevne var enestående. Ellers er et tip til 10 til 15 procent sædvanligt, hvis det ikke er inkluderet i deres gebyr.

Dagen før

• Opsæt og dekorér.
• Få noget søvn!

Efter Réunion

Efter begivenheden har du et par flere detaljer at tage sig af. Inden for 2 uger efter begivenheden skal du:

• Skriv taknoter til specielle deltagere, pårørende, der donerede tid og penge og alle andre mennesker, der har bidraget til at gøre din begivenhed til en succes.
• Upload fotos til en online fototjeneste. Hvis du selv har taget fotos, skal du uploade dine billeder til et sted som Shutterfly eller Snapfish. Om et par uger kan du dele linket med deltagere og også bede dem om at føje deres fotos til det album, du har oprettet, så andre familiemedlemmer kan købe kopier af dine fotos. Hvis du huser alle billederne ét sted, kan du også oprette en fotobog, som andre kan bestille samt et minde om begivenheden.

Doner eller distribuer rester fra favoriserer, dekorationer, familiehistoriske pjecer og så videre.

Inden for 4 uger efter begivenheden skal du passe på følgende:

• Følg op med videograf og fotograf for at finde ud af, hvornår materialer er klar til distribution.
• Send en e-mail eller massemails til alle, der deltog, opsummer festlighederne, tak for dem, der deltog, og fortæl dem, hvor de kan købe fotos, videoer eller andre opfølgende ting fra din begivenhed.